Départ du locataire : du préavis à l'état des lieux de sortie

Le congé du locataire peut être donné par lettre recommandée avec accusé de réception, par acte d'huissier ou par remise en main propre contre récépissé. Le délai de préavis commence à courir à la date de réception du courrier — pas de sa rédaction ni de son envoi. Archivez l'enveloppe ou l'accusé de réception : la date de réception fait foi.

Confirmez la date de fin de bail par écrit au locataire. Si le préavis est réduit (zone tendue, perte d'emploi, RSA, mutation professionnelle), demandez le justificatif correspondant. Un préavis réduit non justifié reste un préavis de 3 mois : vous n'êtes pas tenu d'accepter un départ anticipé sans motif valide.

• Archiver le congé avec la date de réception (enveloppe ou accusé de réception).
• Vérifier le délai de préavis applicable (voir section suivante).
• Confirmer la date de fin de bail par écrit au locataire.
• Demander le justificatif si le locataire invoque un préavis réduit.
• Planifier l'état des lieux de sortie : proposer plusieurs créneaux rapidement.

Le délai de préavis du locataire varie selon le type de bail et la localisation du logement. En location vide, le préavis est de 3 mois en principe, réduit à 1 mois dans plusieurs situations. En location meublée, le préavis est toujours d'1 mois, quelle que soit la localisation.

Les situations permettant un préavis réduit à 1 mois en location vide : logement situé en zone tendue (liste définie par décret), perte d'emploi involontaire (licenciement, fin de mission d'intérim), premier emploi ou mutation professionnelle, attribution d'un logement social, état de santé justifiant un changement de domicile (avec certificat médical).

• Location vide hors zone tendue : préavis locataire 3 mois.
• Location vide en zone tendue : préavis locataire 1 mois.
• Location vide, motifs spéciaux (perte emploi, RSA, mutation) : préavis 1 mois.
• Location meublée : préavis locataire toujours 1 mois.
• Bail mobilité et bail étudiant : pas de préavis (fin automatique à l'échéance).
• Préavis bailleur : 6 mois en vide, 3 mois en meublé, avant l'échéance du bail.

Pendant le préavis, le locataire reste redevable du loyer jusqu'à la date officielle de fin de bail, même s'il quitte les lieux avant. Il ne peut pas imputer le dépôt de garantie en paiement du dernier loyer : le dépôt est une garantie, pas un pré-paiement. Si le locataire demande à partir avant la date de fin de bail, un avenant ou un accord écrit est nécessaire.

Si le logement se reloue avant la fin du préavis, le locataire est exonéré du loyer à partir du jour où le nouveau locataire entre dans les lieux. Vérifiez l'arrêté municipal ou préfectoral applicable si vous êtes en zone tendue — certaines communes ont des règles supplémentaires.

Profitez du dernier mois pour estimer les travaux nécessaires, prendre rendez-vous avec des artisans si des réparations importantes sont attendues, et actualiser l'annonce de relocation. Un logement remis en location rapidement minimise la vacance locative.

• Loyer dû jusqu'à la date officielle de fin de bail, même si le locataire part avant.
• Dépôt de garantie non imputable sur le dernier loyer.
• Relocation anticipée : accord écrit nécessaire, loyer proratisé.
• Préparer les travaux de remise en état avant l'état des lieux si possible.
• Annonce de relocation à préparer dès la réception du congé.

L'état des lieux de sortie doit être réalisé le jour de la restitution des clés, en présence du locataire. Si le locataire est absent, vous pouvez faire appel à un huissier de justice — les frais seront partagés. Ne réalisez pas l'état des lieux sans le locataire ni sans huissier : un document non contradictoire a peu de valeur probante.

Reprenez l'état des lieux d'entrée et comparez pièce par pièce. Relevez les écarts entre l'état d'entrée et l'état de sortie. Distinguez soigneusement : les dégradations imputables au locataire (traces, trous, brûlures, casses), l'usure normale (peintures légèrement ternies après 3 ans, joints de salle de bain blanchis) et la vétusté (équipement amorti par le temps, indépendamment du locataire).

Relevez à nouveau les compteurs et notez les index dans l'état des lieux de sortie. Récupérez l'ensemble des clés, badges et télécommandes, et notez leur nombre. Si le locataire a perdu une clé, le coût du remplacement ou du changement de serrure peut être retenu.

• Réalisé le jour de la restitution des clés, en présence du locataire.
• Comparaison pièce par pièce avec l'état des lieux d'entrée et les photos.
• Distinction entre dégradations, usure normale et vétusté.
• Compteurs relevés et index notés.
• Toutes les clés, badges et télécommandes récupérés et comptés.
• Photos des écarts constatés prises en présence du locataire.

Une retenue sur dépôt de garantie n'est valable que si elle est justifiée par un écart documenté entre l'état des lieux d'entrée et de sortie, non imputable à la vétusté ou à l'usure normale. Appliquez la grille de vétusté pour calculer la part réellement imputable au locataire (voir le guide sur les travaux et réparations).

Chaque retenue doit être accompagnée d'un justificatif : facture d'artisan, devis, ou à défaut, estimation chiffrée motivée. Les justificatifs doivent être transmis au locataire avec le décompte. Une retenue sans justificatif peut être annulée par le tribunal judiciaire.

Vous pouvez également retenir les loyers impayés, les charges non réglées et le coût de la remise des clés à un huissier si le locataire s'y est soustrait. Le montant total des retenues ne peut pas dépasser le montant du dépôt de garantie — les sommes supérieures doivent être réclamées par voie judiciaire.

• Retenue admissible : écart documenté dans l'état des lieux, non dû à la vétusté.
• Justificatif obligatoire pour chaque retenue (facture ou devis).
• Appliquer la grille de vétusté pour le calcul de la part imputable.
• Loyers et charges impayés : retenus sur le dépôt, solde réclamable judiciairement.
• Clés non restituées : coût de remplacement de serrure retenu.

Après l'état des lieux, préparez un récapitulatif clair séparant : solde locatif (dernier loyer et charges), décompte des retenues sur dépôt de garantie avec justificatifs, et solde à restituer ou à réclamer. Envoyez ce document au locataire par email ou lettre recommandée dans le délai légal de restitution du dépôt (1 ou 2 mois selon la situation).

Archivez le bail clos avec tous les documents de la relation locative : bail, avenants, états des lieux, quittances, échanges significatifs et décompte final. Ces documents peuvent être utiles 3 ans encore après la fin du bail (délai de prescription pour les litiges locatifs).

• Récapitulatif transmis par email ou LRAR avec les justificatifs.
• Bail archivé avec tous les documents (délai de conservation : 3 ans minimum).
• Annonce de relocation à actualiser avec le DPE et les diagnostics valides.
• Travaux de remise en état planifiés et réalisés avant la nouvelle mise en location.