Mettre un logement en location : la checklist complète du bailleur

Le bailleur est légalement tenu de délivrer un logement décent, sans risque manifeste pour la sécurité ou la santé du locataire. La décence repose sur plusieurs critères cumulatifs : surface minimale (9 m² et 2,20 m de hauteur sous plafond), absence d'humidité excessive, ventilation fonctionnelle, installation électrique sécurisée, chauffage adapté et équipements sanitaires en état de marche.

Le DPE conditionne désormais la possibilité même de louer. Depuis le 1er janvier 2025, les logements classés G (consommation supérieure à 450 kWh/m²/an) ne peuvent plus faire l'objet de nouveaux baux. Les logements F font l'objet d'un gel du loyer à la relocation depuis 2022 : le loyer du nouveau locataire ne peut pas dépasser celui du précédent. Vérifiez la classe DPE avant toute démarche.

Certaines communes imposent un permis de louer avant toute mise en location : renseignez-vous auprès de la mairie ou de la communauté de communes. L'absence de ce permis peut entraîner une amende et la nullité des loyers perçus.

• Surface habitable conforme (minimum 9 m², hauteur sous plafond 2,20 m).
• Chauffage, eau chaude et équipements sanitaires fonctionnels.
• Installation électrique et gaz sans danger manifeste.
• DPE valide : classe E ou mieux pour une location sans contrainte.
• Vérification de l'existence d'un permis de louer dans la commune.
• Absence de risque d'humidité, de moisissures ou d'infiltration visible.

Le dossier de diagnostic technique doit être annexé au bail au moment de la signature. Certains diagnostics doivent également figurer dans l'annonce immobilière. Un DDT incomplet ou périmé peut être invoqué par le locataire pour obtenir une réduction de loyer ou engager la responsabilité du bailleur.

Les diagnostics obligatoires varient selon l'ancienneté du logement, sa localisation et ses équipements. Pour un appartement construit avant 1949 avec installation électrique de plus de 15 ans situé en zone à risque sismique, le dossier peut comprendre 5 à 6 documents distincts. Faites établir ou actualiser l'ensemble avant de publier l'annonce.

La validité de chaque diagnostic est limitée dans le temps : le DPE est valable 10 ans, mais un DPE réalisé avant juillet 2021 est caduc depuis le 1er janvier 2023. L'état des risques doit être actualisé tous les 6 mois. Vérifiez les dates d'expiration de chaque document.

• DPE valide (10 ans, antérieur à 2021 : à renouveler).
• CREP (plomb) si logement construit avant 1949.
• Diagnostic gaz si installation intérieure de plus de 15 ans.
• Diagnostic électricité si installation intérieure de plus de 15 ans.
• État des risques et pollutions (à actualiser tous les 6 mois).
• Diagnostic bruit si le logement est en zone d'exposition au bruit d'aérodrome.
• Diagnostic amiante des parties privatives (si construction avant 1997, à conserver disponible).

Le choix entre location vide, meublée ou bail mobilité n'est pas anodin. Il détermine la durée minimale du contrat, le montant du dépôt de garantie, les meubles obligatoires, le préavis applicable et le régime fiscal. Un logement loué "meublé" sans mobilier conforme à la liste réglementaire peut être requalifié en location vide par un tribunal — avec toutes les conséquences que cela implique sur le bail et la fiscalité.

En location vide, le bail dure 3 ans minimum, le dépôt de garantie est plafonné à 1 mois de loyer hors charges, et le préavis du locataire est de 3 mois (réduit à 1 mois en zone tendue). En location meublée, le bail dure 1 an (ou 9 mois pour un bail étudiant), le dépôt peut aller jusqu'à 2 mois de loyer hors charges, et le préavis du locataire est de 1 mois quelle que soit la zone.

Pour une location meublée, préparez un inventaire détaillé et photographié du mobilier remis. Le décret du 31 juillet 2015 liste 11 catégories d'équipements obligatoires. L'absence d'un élément peut fragiliser la qualification meublée — et donc la fiscalité BIC qui en découle.

• Location vide : bail 3 ans, dépôt de garantie 1 mois HC, préavis locataire 3 mois (1 mois zone tendue).
• Location meublée : bail 1 an, dépôt de garantie 2 mois HC, préavis locataire 1 mois.
• Bail mobilité : 1 à 10 mois, sans dépôt de garantie, pour profils en formation ou mission pro.
• Bail étudiant : 9 mois non renouvelables, libère le logement en juin.

Le loyer initial est en principe libre, mais des règles encadrent certaines situations. Dans les communes soumises à l'encadrement des loyers (Paris, Lyon, Bordeaux, Lille, Montpellier et d'autres communes en zone tendue), le loyer est plafonné par un loyer de référence majoré fixé par arrêté préfectoral. Dépasser ce plafond expose le bailleur à une mise en conformité forcée et au remboursement des sommes perçues en trop.

Lors d'une relocation (changement de locataire), des règles spécifiques s'appliquent en zone tendue : le loyer ne peut être réévalué que dans des cas précis (logement vacant depuis plus de 18 mois, travaux d'amélioration significatifs, loyer manifestement sous-évalué par rapport au marché). Vérifiez la situation avant de fixer le montant.

Distinguez clairement le loyer hors charges, les provisions sur charges (avec régularisation annuelle) ou le forfait charges, et le dépôt de garantie. Ces montants doivent figurer séparément dans le bail. Un loyer "charges comprises" sans distinction rend la régularisation impossible.

• Vérifier si le logement est en zone d'encadrement des loyers.
• Comparer avec les loyers de référence officiels (DRIHL pour Paris, données préfectorales pour les autres communes).
• Indiquer séparément loyer HC et provisions sur charges dans le bail.
• Prévoir une clause de révision annuelle indexée sur l'IRL.
• Vérifier les règles de relocation en zone tendue avant de modifier le loyer.

La sélection du locataire est encadrée par la loi du 22 juin 1989 et la loi Alur. Le bailleur ne peut exiger que des pièces listées dans le décret du 5 novembre 2015 : pièce d'identité, justificatifs de revenus (bulletins de salaire, avis d'imposition, contrat de travail), justificatif de domicile actuel. Demander un RIB, un extrait de casier judiciaire, un état de santé ou une photo est interdit.

Vérifiez la cohérence et la régularité des documents fournis sans en demander davantage. Si les revenus vous semblent insuffisants, vous pouvez exiger une caution solidaire (garant) — mais pas cumuler caution solidaire et garantie loyers impayés (GLI) sauf si le locataire est étudiant ou apprenti. L'alternative gratuite Visale (Action Logement) couvre certains profils précaires.

La discrimination est punie par la loi : refuser un dossier au motif de l'origine, du nom, de l'apparence physique, du handicap ou de la situation familiale expose à une sanction pénale. Basez votre décision uniquement sur la solvabilité et la fiabilité du dossier.

• Pièces autorisées : identité, bulletins de salaire (3 derniers), contrat de travail, avis d'imposition, justificatif de domicile.
• Revenus recommandés : 3x le loyer charges comprises (critère d'usage, non obligatoire légalement).
• Garant possible : personnes physiques ou morales (Action Logement, Visale).
• Interdit de demander : RIB, photo, casier judiciaire, état de santé, relevé de compte.
• GLI et caution solidaire : non cumulables, sauf locataire étudiant ou apprenti.

Le bail doit être rédigé conformément aux modèles types définis par décret (arrêté du 29 mai 2015 pour les baux vides et meublés). Certaines clauses sont réputées non écrites même si elles figurent dans le contrat : interdiction d'héberger des proches, pénalité automatique sans mise en demeure préalable, obligation de souscrire une assurance auprès d'un assureur désigné par le bailleur.

Les annexes obligatoires varient selon le type de bail : notice d'information sur les droits et obligations, DDT complet, état des lieux d'entrée (à réaliser le jour de la remise des clés), extrait du règlement de copropriété si applicable, inventaire pour un meublé, acte de cautionnement si un garant est prévu.

L'acte de cautionnement doit contenir une mention manuscrite du garant reprenant le montant du loyer et ses obligations. Depuis la loi Alur, la caution à durée indéterminée doit prévoir un délai de résiliation. Vérifiez que l'acte est conforme avant la signature du bail.

• Bail conforme au modèle réglementaire applicable (vide ou meublé).
• DDT complet annexé.
• Notice d'information sur les droits et obligations des parties.
• État des lieux d'entrée : à réaliser le jour de la remise des clés, pas avant.
• Inventaire pour un meublé : daté, signé, avec photos.
• Acte de cautionnement : mentions manuscrites du garant conformes.
• Extrait du règlement de copropriété (parties communes et règles de vie).

La mise en location est un point de départ, pas un événement isolé. Dès la signature, des actions récurrentes se mettent en place : encaisser le loyer, délivrer la quittance (obligatoire si le locataire la demande), suivre les charges, anticiper la révision IRL, gérer les signalements de travaux et préparer la régularisation annuelle des charges.

Créez un dossier par logement regroupant le bail, les annexes, les diagnostics, les échanges significatifs avec le locataire, les factures de travaux et les quittances. Cette organisation vous fait gagner du temps lors d'un départ, d'un litige ou d'une vérification fiscale.

Notez dès le départ les échéances clés : date anniversaire pour la révision IRL, date d'expiration de chaque diagnostic, date de régularisation des charges (généralement dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice de copropriété), date de renouvellement de l'assurance PNO.

• Dossier par logement créé avec tous les documents signés.
• Date de paiement du loyer fixée (et communiquée au locataire).
• Rappel de révision IRL à la date anniversaire du bail.
• Rappel d'expiration de chaque diagnostic (DPE, état des risques...).
• Canal de communication avec le locataire défini (email traçable).
• Modèle de quittance préparé.