Choisir son locataire : critères légaux, analyse du dossier et décision

Le décret du 5 novembre 2015 (décret Alur) définit la liste limitative des pièces qu'un bailleur peut demander à un candidat locataire. Demander une pièce non listée — ou refuser de louer faute d'une pièce interdite — constitue une pratique discriminatoire ou illégale susceptible d'être sanctionnée.

Pour justifier de son identité, le candidat peut fournir une CNI (recto-verso) ou un passeport en cours de validité. Pour sa situation professionnelle, les justificatifs autorisés sont le contrat de travail (ou à défaut, une attestation employeur), les trois derniers bulletins de salaire, et le dernier avis d'imposition ou de non-imposition. Si le candidat est indépendant ou dirigeant, les deux derniers bilans ou une attestation comptable sont acceptés.

Pour justifier du logement actuel, le candidat peut fournir une quittance de loyer, une attestation d'hébergement ou les trois dernières quittances. L'ensemble de ces documents représente le maximum que vous êtes en droit de demander.

• Identité : CNI ou passeport en cours de validité.
• Situation pro (salarié) : contrat de travail + 3 derniers bulletins de salaire.
• Situation pro (indépendant/gérant) : 2 derniers bilans ou attestation comptable + K-bis récent.
• Avis d'imposition : dernier avis disponible (ou de non-imposition).
• Justificatif de domicile actuel : quittance, attestation d'hébergement.
• Étudiant sans revenu : carte étudiante + attestation de bourse ou justificatif de garant.

La même réglementation dresse la liste des pièces interdites. Les demander constitue une infraction passible d'une amende de 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale, ainsi que d'un recours du candidat lésé devant le Défenseur des droits ou le tribunal judiciaire.

Sont expressément interdits : le relevé de compte bancaire, le contrat de mariage ou de PACS, l'attestation de bonne tenue de compte, toute pièce relative au patrimoine autre que la déclaration d'impôts, la photo d'identité, l'extrait de casier judiciaire, le dossier médical ou état de santé, et toute attestation sur l'honneur concernant la vie privée.

Il est également interdit de faire remplir un formulaire de renseignements sur la vie personnelle du candidat (religion, opinion politique, origines, situation familiale). Tout refus fondé sur ces éléments constitue une discrimination à l'accès au logement, punie de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

• Interdit : relevé de compte bancaire.
• Interdit : RIB ou IBAN.
• Interdit : extrait de casier judiciaire.
• Interdit : photo d'identité.
• Interdit : contrat de mariage ou de PACS.
• Interdit : attestation de bonne tenue de compte.
• Interdit : état de santé ou dossier médical.
• Interdit : tout critère lié à l'origine, la religion, l'orientation sexuelle, la situation familiale ou le handicap.

La règle des 3x est un usage professionnel, non une obligation légale. Elle signifie que les revenus nets mensuels du candidat doivent être au moins égaux à 3 fois le loyer charges comprises. Pour un loyer de 900 € cc, le revenu minimum attendu est de 2 700 € net/mois. Cette règle s'applique aux revenus du foyer si plusieurs personnes cohabitent.

Certains profils solvables peuvent ne pas atteindre ce seuil sans pour autant présenter un risque réel. Un retraité avec une pension stable de 1 800 € pour un loyer de 700 € est objectivement plus fiable qu'un CDI à 2 800 € en période d'essai. Regardez la stabilité des revenus dans la durée, pas seulement le montant brut.

Si le candidat a des revenus variables (freelance, CDD, commissions), analysez les 3 derniers bulletins et, si possible, l'avis d'imposition. Une moyenne annuelle est plus pertinente qu'un mois isolé. L'avis d'imposition donne également une vision des revenus nets après prélèvements, plus représentative de la capacité de paiement réelle.

• Règle des 3x : revenus nets ≥ 3 × loyer cc (usage professionnel, non obligatoire légalement).
• Préférer la stabilité (CDI, fonctionnaire, retraité) à l'ancienneté seule.
• Pour les indépendants : analyser la moyenne sur 3 ans via les bilans.
• Revenus du foyer : prendre en compte tous les revenus réguliers (salaires, pensions, allocations).
• Avis d'imposition : clé pour vérifier la cohérence entre bulletins déclarés et revenus réels.

Un dossier solide est un dossier cohérent. Vérifiez que le nom sur la pièce d'identité correspond bien au nom sur les bulletins de salaire. Le salaire net sur les bulletins doit être proche du revenu déclaré sur l'avis d'imposition (un écart important peut signaler des revenus non déclarés ou une erreur).

Vérifiez que le contrat de travail est en cours de validité à la date de la candidature. Un CDD dont la date de fin correspond à 2 mois après la signature du bail n'offre pas la même garantie qu'un CDI confirmé. Si le contrat est récent (période d'essai), demandez si possible la durée de l'essai et la date prévisionnelle de confirmation.

Pour les employeurs inconnus ou les structures atypiques, une recherche rapide sur le SIRET (via societe.ninja ou infogreffe.fr) permet de vérifier que l'entreprise existe, son activité et sa date de création. Une entreprise créée il y a 2 mois par un candidat indépendant pose davantage de questions qu'une PME existant depuis 10 ans.

• Cohérence identité : nom identique sur CNI, bulletins et avis d'imposition.
• Cohérence revenus : salaire net bulletin ≈ revenu déclaré (tolérance ±10-15 % pour charges diverses).
• Contrat de travail : vérifier la date de fin si CDD, la durée d'essai si CDI récent.
• Bulletins : vérifier les 3 mois et non pas un seul (primes ponctuelles peuvent gonfler un mois).
• Employeur inconnu : vérification SIRET sur infogreffe.fr ou societe.ninja.

Lorsque plusieurs candidatures sont reçues simultanément, la comparaison doit reposer sur des critères objectifs et homogènes. Définissez à l'avance vos critères de sélection (revenus, stabilité professionnelle, complétude du dossier, garant) et appliquez-les à tous les candidats de la même façon.

Un tableau de comparaison simple suffit : pour chaque candidat, notez le ratio revenus/loyer, la situation professionnelle, la présence d'un garant et la complétude du dossier. Cela vous permet de justifier votre choix par écrit si un candidat non retenu conteste la décision.

lokt.fr calcule automatiquement un score de profil pour chaque dossier, combinant les revenus, la stabilité professionnelle, la complétude du dossier et la présence d'un garant. Ce score est un outil d'aide à la décision : il ne remplace pas votre analyse, mais il facilite la comparaison à vue.

• Définir ses critères avant de recevoir les dossiers, pas après.
• Appliquer les mêmes critères à tous les candidats.
• Conserver une trace écrite du classement et du motif de sélection.
• Ne pas retenir un dossier sur la base d'un seul critère.
• Utiliser le score lokt comme aide à la décision, non comme décision automatique.

Le garant (ou caution) est une personne physique ou morale qui s'engage à régler les dettes locatives du locataire à défaut de paiement. Vous pouvez en exiger un si vous n'avez pas souscrit de garantie loyers impayés (GLI) — et seulement dans ce cas, sauf si le locataire est étudiant ou apprenti.

La caution doit signer un acte de cautionnement qui reprend le montant du loyer et ses obligations. La loi exige que le garant recopie de sa main une mention précise (article 22-1 de la loi du 6 juillet 1989). Si la mention manuscrite est absente ou incomplète, la caution est nulle et inopposable. Vérifiez ce point avant la signature du bail.

Vous pouvez également vous appuyer sur le dispositif Visale (Action Logement), une garantie gratuite proposée aux locataires de moins de 30 ans (ou plus si mutations professionnelles). En cas d'impayé, Action Logement règle les loyers et engage ensuite une procédure de recouvrement auprès du locataire. C'est une alternative solide à la caution solidaire classique.

• Garant autorisé : si pas de GLI souscrite par le bailleur (sauf locataire étudiant ou apprenti).
• Acte de cautionnement : mention manuscrite obligatoire (article 22-1 loi 1989).
• Caution à durée limitée (bail) ou indéterminée : dans les deux cas, une résiliation par LRAR est possible avec un délai de préavis.
• Visale : garantie gratuite d'Action Logement, éligible sous conditions, alternative solide.
• Caution solidaire vs simple : la solidaire est immédiatement actionnable ; la simple impose une mise en demeure infructueuse du locataire d'abord.

La garantie loyers impayés (GLI) est une assurance souscrite par le bailleur auprès d'un assureur ou d'un organisme agréé. Elle couvre les impayés de loyers et de charges, souvent les dégradations immobilières, et parfois les frais de procédure. En contrepartie, la prime annuelle représente généralement 2 à 4 % du loyer annuel charges comprises.

La loi interdit de cumuler une GLI avec une caution solidaire d'une personne physique — sauf si le locataire est étudiant ou apprenti. En pratique, cela signifie que si vous avez souscrit une GLI, vous ne pouvez pas demander en plus un garant personne physique. Si vous préférez un garant, renoncez à la GLI.

Les deux options ne s'équivalent pas. La GLI offre une couverture plus large (y compris en cas de disparition ou insolvabilité du garant) et une procédure de remboursement plus rapide. Le garant est gratuit mais peut lui-même devenir insolvable ou décéder. Pour les biens de valeur, la GLI est généralement préférée.

• Règle : GLI ET caution solidaire personne physique = interdit (sauf étudiant ou apprenti).
• GLI : coût 2-4 % du loyer annuel cc, couverture large, procédure rapide.
• Caution solidaire : gratuite, actionnable immédiatement, mais risque d'insolvabilité du garant.
• Visale : compatible avec la GLI pour certains profils — vérifiez avec l'assureur.
• Choisir avant de recevoir les candidatures, pas après.

Une fois votre choix fait, informez le candidat retenu par écrit (email) et attendez sa confirmation avant de refuser les autres. Il arrive que le candidat retenu en premier lieu se désiste à la dernière minute — conservez donc les coordonnées des dossiers suivants.

Pour les candidats non retenus, une notification par email suffit. Il n'est pas légalement obligatoire de justifier le refus, mais indiquer un motif objectif et non discriminatoire (dossier incomplet, revenus insuffisants) protège le bailleur en cas de contestation. Conservez ces emails au moins un an.

lokt.fr vous permet de mettre les candidats en statut 'refusé', 'liste d'attente' ou 'retenu' directement depuis l'espace bailleur. Le candidat retenu peut ensuite être converti en locataire dans votre espace de gestion, ce qui déclenche la création de son profil de locataire et la gestion du bail.

• Candidat retenu : confirmer par écrit et attendre sa confirmation avant de refuser les autres.
• Candidats refusés : notifier par email, motif objectif recommandé.
• Conserver les emails de notification au moins 1 an.
• Dossiers refusés : à conserver 1 an minimum en cas de contestation.
• Sur lokt : utilisez les statuts 'refusé' / 'liste d'attente' / 'retenu' pour garder une trace.