Arrivée du locataire : réussir la remise des clés et le démarrage du bail

Préparez l'ensemble des documents avant le jour J. Le bail et ses annexes doivent être prêts à signer : ne laissez pas de champ vide à compléter lors du rendez-vous. Vérifiez que l'attestation d'assurance habitation du locataire est valide et couvre bien les risques locatifs — vous avez le droit de ne pas remettre les clés tant que ce document n'est pas fourni.

Pour un logement meublé, préparez l'inventaire du mobilier avec la liste de chaque équipement et son état. Joignez les photos prises avant la remise des clés. Pour un logement vide, vérifiez que le DDT est complet et joint au bail.

• Bail et toutes ses annexes prêts à signer (DDT, notice d'information, règlement de copropriété).
• Attestation d'assurance multirisque habitation du locataire à jour.
• Inventaire du mobilier pour un meublé (avec photos).
• Nombre exact de clés, badges, télécommandes et passes à remettre.
• Relevé de compteurs préparé (eau froide, eau chaude, électricité, gaz si applicable).
• Coordonnées des fournisseurs d'énergie et du gestionnaire de l'immeuble.

L'état des lieux d'entrée est un document contradictoire : il doit être réalisé en présence du locataire (ou de son représentant), signé par les deux parties et remis en deux exemplaires. Si vous ne pouvez pas faire l'état des lieux conjointement, vous pouvez faire appel à un huissier de justice — les frais sont alors partagés. Un état des lieux réalisé après la remise des clés ou sans la présence du locataire est plus facile à contester.

Passez chaque pièce méthodiquement dans de bonnes conditions d'éclairage. Décrivez précisément l'état de chaque surface, équipement et installation : évitez les formulations comme "bon état général" — préférez "murs sains, aucune marque visible" ou "carrelage intact, joint neuf". Chaque défaut doit être localisé et décrit : "tache de peinture sur le mur sud de la chambre, à 1 m du sol, 5 cm de diamètre".

Ajoutez des photos numérotées avec une date et heure automatique (option à activer sur les smartphones). Envoyez ensuite les photos par email au locataire dans les 24 heures : cela crée une preuve datée et opposable. Les photos seules ne remplacent pas l'état des lieux écrit, mais elles le renforcent considérablement.

• Réalisé en présence du locataire ou de son représentant.
• Signé par les deux parties le même jour.
• Descriptions précises et localisées (pas de formulations vagues).
• Photos numérotées avec date et heure automatique.
• Envoi des photos par email au locataire dans les 24 heures.
• Pour un meublé : rapprochement pièce par pièce avec l'inventaire.
• Remise d'un exemplaire signé au locataire.

Relevez les compteurs d'eau, d'électricité et de gaz en présence du locataire et notez les index dans l'état des lieux. Ces relevés servent de point de départ pour la facturation du locataire. Si le compteur est mutualisé, précisez dans le bail comment les charges sont réparties.

En logement individuel (compteurs séparés), le locataire doit souscrire ses propres contrats d'énergie. Fournissez-lui les coordonnées du fournisseur actuel et le numéro de point de livraison (PDL pour l'électricité, PCE pour le gaz) afin de faciliter le transfert. Si vous interrompez votre propre contrat avant l'entrée du locataire, veillez à ne pas laisser le logement sans électricité ni chauffage.

Pour les charges de copropriété, expliquez au locataire quelles provisions il devra régler, comment se passe la régularisation annuelle et quel est le calendrier. Un locataire qui comprend les charges dès l'entrée pose moins de questions lors de la régularisation.

• Index eau froide, eau chaude, électricité, gaz relevés et signés.
• Numéro de point de livraison électricité (PDL) et gaz (PCE) transmis.
• Contact du gestionnaire de l'immeuble ou du syndic communiqué.
• Explication des provisions sur charges et du calendrier de régularisation.

La remise des clés est aussi le moment d'établir des règles de fonctionnement claires. Expliquez comment envoyer une demande de réparation (par email, pas par SMS), quand le loyer est attendu (avant le 5 du mois, par exemple), comment la quittance sera fournie et comment signaler un problème technique.

Choisissez un canal de communication traçable pour tous les échanges importants : email plutôt que téléphone ou SMS. Un email permet de dater les demandes, de prouver qu'elles ont été reçues et de retracer l'historique de la relation locative. Cela devient précieux en cas de litige.

• Canal de contact principal : email (traçable, datée, archivable).
• Date limite de paiement du loyer communiquée par écrit.
• Processus de délivrance de quittance expliqué (délai, format).
• Procédure de signalement des réparations expliquée.
• Règles de copropriété rappelées brièvement.

Le bailleur est obligé de délivrer une quittance au locataire qui en fait la demande. Vous pouvez la transmettre par email sous format PDF. La quittance doit mentionner le montant du loyer, les provisions sur charges, la période couverte et la mention que le locataire est à jour de ses paiements.

Si le locataire entre en cours de mois, le premier loyer est proratisé au nombre de jours restants dans le mois. Par exemple, pour une entrée le 15 juin dans un logement à 900 €/mois : 900 € × (16 jours / 30 jours) = 480 €. Précisez le calcul dans le bail ou sur la première quittance pour éviter toute ambiguïté.

Préparez un modèle de quittance mensuelle dès la signature du bail. Des outils de gestion locative en ligne génèrent automatiquement les quittances — même les plus simples suffisent si vous n'avez qu'un ou deux biens.

• Quittance obligatoire à la demande du locataire (sans frais).
• Premier loyer proratisé si entrée en cours de mois.
• Modèle de quittance prêt dès la signature.
• Mentions obligatoires : loyer, charges, période, bailleur et locataire.